Manual de Usuario: Sistema de Generación y Firma de Actas

Bienvenido al sistema automatizado de firmas de la Academia. Para garantizar que los documentos oficiales se procesen correctamente y las firmas se estampen con precisión, sigue estos 4 pasos:

Fase 1: Creación y Subida del Acta Original

Para que el sistema de ensamblaje funcione a la perfección, el documento base debe cumplir con un formato específico.

1. Crea tu acta en Word como lo haces habitualmente.
2. Guárdala como PDF usando la opción “Imprimir a PDF” (Microsoft Print to PDF).
   • Nota: Si utilizas otro método o software (como exportar en Mac), deberás usar un convertidor en línea como ILovePDF para asegurarte de que el archivo sea versión PDF 1.4 o inferior. La opción más segura y recomendada siempre será “Imprimir a PDF” desde Word.
3. Ingresa al formulario de subida en la plataforma en la pestaña “Cargar Acta”.
4. Escribe un nombre claro para la minuta (esto te ayudará a identificarla después).
5. Sube tu PDF y haz clic en Enviar.
6. El sistema mostrará un cuadro verde confirmando el envío y generará un enlace de firma. Puedes copiarlo en ese momento, pero si lo olvidas, no te preocupes, podrás recuperarlo en el siguiente paso.

Fase 2: Asignación de Firmantes (¡Paso Obligatorio!)

Una vez subido el documento, debes indicarle al sistema quiénes están autorizados para firmar esta acta en particular. Si omites este paso, el PDF final no se podrá generar.

1. Dirígete a la pestaña “Generar Actas Firmadas”.
2. En la parte inferior, verás una tabla con todas las actas subidas. Localiza la tuya (puedes guiarte por el ID o el Nombre).
3. En la columna de Acciones, haz clic en el botón gris ⚙️ ASIGNAR.
4. Se abrirá una ventana emergente con la lista de miembros de la academia. Marca las casillas de las personas que deben firmar este documento.
5. Haz clic en Guardar.

Fase 3: Distribución y Monitoreo

Ahora que el sistema sabe quiénes deben firmar, es momento de recolectar las firmas y vigilar el progreso.

1. Obtén el enlace: En la tabla, haz clic derecho sobre el botón naranja 🖋️ IR A FIRMAR y selecciona “Copiar dirección del enlace”.
2. Comparte este enlace con los miembros que asignaste en el paso anterior.
3. Monitorea el progreso: En la columna Estado de Firmas, verás un indicador desplegable (ej. Progreso: 2/5). Si haces clic en él, te mostrará en tiempo real:
   • ✅ Quiénes ya firmaron exitosamente.
   • ⏳ Quiénes faltan por firmar.

Fase 4: Generación del PDF Final

Puedes generar el documento en cualquier momento, ya sea que estén todas las firmas o solo algunas. El sistema es inteligente y se adaptará a la situación.

1. En la parte superior de la pestaña “Generar Actas Firmadas”, ubica el recuadro de descarga.
2. Escribe el ID de tu acta (el número que aparece en la primera columna de la tabla).
3. Haz clic en el botón azul “Descargar Acta Firmada”.
4. El sistema ensamblará un PDF oficial de manera dinámica.

¿Qué hace el sistema al generar el PDF?

• Creará un recuadro perfecto únicamente para las personas que asignaste en la Fase 2.
• Si un usuario asignado ya firmó, estampará su firma en su recuadro.
• Si un usuario asignado aún no firma, dejará su espacio con la leyenda [Firma Pendiente].
• Si una persona ajena o no asignada intentó firmar usando el enlace, el sistema bloqueará su firma y la ignorará, manteniendo tu documento seguro y oficial.